A kérdés, amit nem lehet kikerülni.
Az adatkezelés és az információbiztonság kritikus szempontjai minden vállalkozás működésének, különösen akkor, ha az adatok több felhasználó számára is hozzáférhetők. Az Excel és az egyedi fejlesztésű szoftverek ebben a tekintetben jelentősen eltérnek, mind az adatok tárolása, hozzáférhetősége, mind a biztonság és visszakereshetőség szempontjából.
Excel: Rugalmas, de korlátozott biztonsági lehetőségek
Az Excel rugalmas és könnyen hozzáférhető megoldás, de a korlátozott biztonsági funkciók és a több felhasználó közötti együttműködés nehézségei a hosszú távú használat során komoly problémákat okozhatnak. Az ilyen típusú rendszerek esetében célszerű figyelembe venni a megnövekedett adatvesztés kockázatát, a biztonsági mentések hiányát és az adat-hozzáférési kontrollok korlátozott lehetőségeit.
Adat tárolási biztonság:
Az Excel fájlok gyakran helyi gépeken vagy megosztott hálózati meghajtókon tárolódnak. Ez sebezhetővé teszi őket adatvesztéssel, hardverhibákkal vagy illetéktelen hozzáféréssel szemben. Ráadásul, ha ez a rendszeres biztonsági mentés hiányával párosul, a helyzet sokkal súlyosabbá válhat. A fájlok megsérülhetnek, elveszhetnek.
Adat-hozzáférési biztonság:
Az Excel fájlok nem támogatják a kifinomult jogosultságkezelést. Bár jelszavas védelem használható, ez nem skálázható és könnyen feltörhető. Ez különösen problémás, ha érzékeny adatokat kell megosztani több felhasználóval.
Visszakereshetőség:
Az Excel nem rögzíti automatikusan a fájlokon végrehajtott tevékenységeket, eseményeket, változtatásokat. Több felhasználó párhuzamos munkája esetén gyakoriak az ütközések és hibák, amelyeket manuálisan kellene korrigálni, ami a “való világban” szinte lehetetlen feladat.
Változások és hibák kezelése:
Az Excelben végzett módosítások gyakran észrevétlenek maradnak, különösen, ha nem dokumentálják őket. Egy véletlenül törölt adat vagy helytelen számítás súlyos következményekkel járhat, ha nincs lehetőség a korábbi állapot visszaállítására.
Egyedi fejlesztés: Magas szintű biztonság és adatkezelés
Az egyedi fejlesztésű szoftverek lehetőséget adnak a kifinomult, testre szabott adatkezelési és biztonsági szabályozásokra. A pontos jogosultságkezelés, titkosítás és naplózás nemcsak a rendszer integritását védi, hanem a vállalat megfelelőségét is elősegíti. Az ilyen típusú megoldásokkal a felhasználók könnyen nyomon követhetik a módosításokat, és biztosíthatják, hogy a rendszer megfeleljen az iparági szabványoknak, például a GDPR-nak.
Adat tárolási biztonság:
Az egyedi rendszerek adatbázisokban tárolják az információkat, amelyek általában központi szervereken futnak, és rendszeres biztonsági mentésekkel védettek. Ezek megfelelhetnek olyan adatvédelmi szabványoknak, mint a GDPR, ami különösen fontos a személyes adatok kezelésekor.
Adat-hozzáférési biztonság:
Az egyedi fejlesztésű szoftverek lehetővé teszik a kifinomult jogosultságkezelést, például felhasználói szerepek és engedélyek meghatározását. Az érzékeny adatok titkosítása és biztonságos hozzáférési protokollok alkalmazása minimalizálja az illetéktelen hozzáférés kockázatát.
Visszakereshetőség:
Az ilyen rendszerek különböző részletességű naplózást biztosíthatnak, így követhető, hogy ki, mikor és milyen változtatásokat végzett. Ez nemcsak a biztonságot, hanem a vállalati megfelelőséget is elősegíti.
Változások és hibák kezelése:
Az egyedi szoftverek verziókezeléssel vagy jóváhagyási folyamatokkal szabályozzák a változtatásokat, megkönnyítve a hibák visszavonását és a korábbi állapot visszaállítását. Ez csökkenti a hibalehetőségeket, és minimalizálja a működésre gyakorolt negatív hatásokat.
Összegzés
Az Excel tehát ideális lehet egyszerű adatkezelési feladatokra, amikor a biztonság nem elsődleges szempont, és a költséghatékonyság a legfontosabb. Azonban, ha a rendszer komplexebb adatokat kezel, vagy biztonságos együttműködést igényel, az egyedi fejlesztésű megoldások sokkal megbízhatóbbak és skálázhatóbbak, biztosítva a szükséges adatbiztonságot és nyomon követhetőséget.